Viete si predstaviť život bez Microsoft Office? A ako si vybrať správny balík?

Kancelársky balík Microsoft Office je tu s nami už viac ako tri dekády a používa ho už viac ako miliarda ľudí po celom svete.

Pre väčšinu používateľov je Microsoft Office prakticky prvým softvérom, ktorý si nainštalujú do svojho nového počítača. Viete však, aké možnosti ponúka a ako si z nich vybrať?

Office 2021 alebo Microsoft 365?

Microsoft Office dnes nie je len o jednoduchej práci s Wordom a Excelom, ale ponúka oveľa viac možností, funkcií a preto je aj voľba toho správneho balíka o čosi náročnejšia ako pred dekádou, kedy stačilo jednoducho siahnuť po najaktuálnejšej „krabici“ a tú nainštalovať.

Na rozdiel od „krabicovej“ verzie (aktuálne najnovšou je práve Office 2021), kde ste si kúpili a používali konkrétnu verziu kancelárskych aplikácií, pri Microsoft 365 si balíček, ktorý potrebujete, predplácate na mesačnej alebo ročnej báze. Rozdielom však zďaleka nie je len spôsob spoplatnenia. Microsoft 365 vám prináša oveľa vyššiu mieru flexibility. Či ste len občasný používateľ kancelárskeho balíka, alebo majiteľ firmy, ktorý potrebuje nakupovať hromadné licencie pre celú svoju organizáciu, nasledujúce riadky vám pomôžu rozhodnúť sa.

Jednoduchšia správa licencií vo firme.

Microsoft 365 ponúka jednoduchšiu správu licencií, ktoré nakupujete na mesiac alebo rok podľa počtu používateľov. Výhodné je to napríklad vtedy, ak ich nakupujete pre firmu – každému novému pracovníkovi jednoducho online zakúpite takú licenciu, ktorú potrebuje a získa s ňou prakticky všetko pre svoju prácu, navyše ho doslova na pár klikov naintegrujete do vášho vnútrofiremného prostredia.

Okrem toho si so službou Microsoft 365 môže každý nainštalovať aplikácie, ako napr. Word, Excel či PowerPointaž na päť zariadení. Ak napríklad máte MacBook, stolný počítač so systémom Windows, iPhone, zariadenie so systémom Android a iPad, môžete si kancelársky balík nainštalovať na všetky tieto zariadenia bez toho, aby ste museli platiť navyše.

Nové možnosti editovania dokumentov a lepšia spolupráca na diaľku.  

Popri možnosti inštalácie pre viacero zariadení s mnohými licenciami Microsoft 365 získavate aj 1TB cloudového úložiska OneDrive. Svoje dokumenty tak viete mať dostupné kedykoľvek a kdekoľvek, bez ohľadu na to, z ktorého zariadenia k nim aktuálne pristupujete. Rozpísali ste si v práci dokument vo Worde a chcete ho dokončiť cez tablet cestou domov? Chcete si prelistovať v telefóne prezentáciu v PowerPointe, ktorú ste si pripravili v práci? S Microsoft 365 to nie je žiaden problém. Microsoft 365 vám navyše nezjednoduší len prácu s vlastnými dokumentmi. Koniec preposielania 10 verzií dokumentu medzi kolegami alebo spolužiakmi mailom – teraz môžete dokument zozdielať s ďalšími ľuďmi, ktorí ho vedia naživo editovať rovnako jednoducho, ako keby sa nachádzal v ich zariadení.

Samozrejme, Microsoft 365 už dávno nie sú len Word, Excel, PowerPoint a Outlook.  „Napríklad počas COVID-u množstvo firiem začalo narýchlo využívať Microsoft Teams – nástoj pre počítače a telefóny, ktorého obsahom sú napríklad chat, hlasové hovory, audio- či videokonferencie. Keď sa obzrieme späť, povedzme len o dva či tri roky , podobné nástroje boli často výsadou len veľkých korporácii. Dnes je to bežný pracovný nástroj – a nielen vo firmách, no napríklad aj na školách, kde ich používa množstvo študentov a vyučujúcich,“ uviedol Michal Pindiak, produkt manager pre Microsoft 365 zo spoločnosti Slovak Telekom.

Automatické aktualizácie, online prístup, podpora pre viaceré zariadenia – ale čo bezpečnosť?

Či už ste študent, majiteľ obchodnej firmy z Krupiny, alebo výrobnej firmy z Levíc – bezpečnosť je dnes veľmi dôležitá. A Microsoft 365 v sebe obsahuje množstvo funkcií pre lepšiu ochranu údajov, zariadení či používateľov. „Základom je napríklad viacfaktorová autentifikácia, kedy je pri prihlasovaní okrem mena a hesla potrebné aj dodatočné overenie – napríklad aplikáciou v telefóne alebo kódom, doručeným v SMS správe. Tým pádom, aj keby sa niekto dostal k používateľovmu heslu, prihlásiť sa do jeho konta nie je také jednoduché,“ uviedol Pindiak. „Ďalej napríklad Microsoft Defender Antivirus, ktorý chráni zariadenia, a predpripravené antimalware či antispam politiky – akési zoznamy nastavení – ktoré uľahčujú prácu napríklad aj tým používateľom, ktorí s touto oblasťou zatiaľ nemajú mnoho skúseností, už tieto predpripravené politiky zvyšujú zabezpečenie celého riešenia,“ dopĺňa.

Ako na integráciu?

Pri „krabicovej“ verzii často stačí jednoducho len nainštalovať konkrétnu verziu do počítača, a väčšinou to nie je oveľa zložitejšie ani pri Microsoft 365. Ten však ponúka oveľa viac možností a ak ich chcete naplno využiť, ich nastavenie a pochopenie môže byť pre niektorých nových používateľov vyčerpávajúce. Na internete je k dispozícii mnoho návodov, no niekedy je vhodné spoľahnúť sa na partnera, ktorý vie napríklad „vyklikať“ celé nastavenia Microsoft 365 kont, či nastaviť ich zabezpečenie v rámci organizácie oveľa rýchlejšie.

„Prax nám ukazuje, že mnohí zákazníci majú okrem základného licenčného poradenstva, ktoré je zadarmo, záujem aj o rozšírenú technickú podporu. Preto sme v Telekome  vytvorili balíček Microsoft 365 Support Štart, do ktorého sme zahrnuli tie požiadavky, s ktorými sme sa najčastejšie stretávali. Tí zákazníci, ktorí si tento náš balíček za 15€ bez DPH zakúpia, získajú aj telefonickú či e-mailovú podporu od našich špecialistov. Najväčšou výhodou je podpora v slovenskom jazyku. Naši špecialisti im na linke 0800 102 101, prípadne na appstore@telekom.sk, dokážu poradiť s  nastaveniami, ako sú napríklad správa užívateľov, úprava, zmazanie či pridelenie licencie, alebo obnova hesla. Pri mailových riešeniach pomôžu s témami, ako sú vytvorenie aliasov, presmerovanie pošty, odblokovanie spamera či whitelistovane domén,“ uzatvára Pindiak.

Spoľahlivý partner tak vie zákazníkom pomôcť na diaľku bez toho, aby museli mať napríklad vlastného administrátora alebo experta na technologické riešenia. Stačí sa na neho len obrátiť a partner sa postará o nastavenia, tak aby všetko fungovalo korektne.

Rozmýšľate nad prechodom na Microsoft 365 aj vy? Viac informácií nájdete na https://www.telekom.sk/biznis/office-365.