Pozrite si
Záplava e-mailov, ktorá vás denne terorizuje, sa dá skrotiť. Stačí nájsť správnu taktiku. Napríklad, správy šikovne triediť a rozumne s nimi pracovať.
Jednoduché funkcie, ktoré ponúkajú e-mailové aplikácie, dokážu zázraky. Ak ich skombinujete s rozumnou taktikou, upracete si v mailovej schránke, získate prehlaď v správach, na nič dôležité nezabudnete a najmä ušetríte čas.
Nemažte, na čo?
Zrejme by ste neočakávali, že hneď prvá rada pri téme upratovania e-mailov bude, aby ste žiadny nemazali. Zdá sa to zvláštne, no má to hneď niekoľko dôvodov. Množstvo užitočných informácií, kontakty a v neposlednom rade aj ušetrený čas mazaním sú len niektoré z nich. Je tu však jedna zákernosť! Ak používate aplikáciu mailového klienta, v nastavenia zrušte automatické sťahovanie príloh. Po roku prijímania a posielania mailov vás 20 GB úložného priestoru minutého na archiváciu mailov nepoteší.
Štítkujte
Apple na ostatnej WWDC oznámil, že do ich mailovej aplikácie pribudne možnosť označovať prijaté správy farbami, tak ako je to už dávno možné so súbormi. Ak k tomu pridáte funkciu triedenia podľa štítkov, zrazu zistíte, že takmer okamžite nájdete čo potrebujete. Samozrejme, túto možnosť ponúkajú iné aplikácie už dávno. Stačí priradiť konkrétnu farbu k mailom od rodiny, rezerváciám a pracovným mailom a hneď je svet vo vašej mailovej schránke prehľadnejší.
Označujte spam
Mailové aplikácie dnes už bežne ponúkajú možnosť označiť emailovú adresu ako spam. Umelá inteligencia zapracovaná do mailových klientov dokonca automaticky rozpozná spam. Vždy jej však môžete pomôcť, aby bola vaša schránka upratanejšia. Stačí nechcenú adresu označiť a problém je vyriešený. Ak si časom svoje rozhodnutie rozmyslíte, nie je problém. Stačí v spamovom adresári nájsť správu s chcenou adresou, odznačiť a je hotovo.
Použite vyhľadávanie
Skrolovať v mailoch a hľadať konkrétnu správu je zrejme najväčšie plytvanie časom. Naučte sa používať vyhľadávací riadok. Ten rozpoznáva mená, mailové adresy, predmet správy, ale vie hľadať heslá v tele mailu, či nájsť správu podľa názvu prílohy.
Neoznačujte všetko ako prečítané
Patríte k tej skupine, ktorú vytáča notifikácia s počtom neprečítaných správ? Skúste s tým niečo spraviť. Označiť všetky správy ako prečítané, len aby na vás z rohu ikony aplikácie mailu nesvietilo upozornenie, nie je efektívne. Využívajte neprečítané správy vo svoj prospech. Môžu slúžiť ako pripomienka, tiež vás odbremenia od zbytočného štítkovania, lebo všetkého veľa škodí. Tiež pre vás môže byť motiváciou znižujúce sa číslo dôležitých neprečítaných správ.
Využívajte funkcie mailovej aplikácie
Môže sa zdať, že študovať možnosti mailových aplikácií je strata času. Nie je. Možnosť nastaviť odoslanie správy v určitý čas, nastaviť opätovné prijatie mailu o pár dni neskôr, keď bude aktuálny, alebo inteligentné triedenie mailov šetria čas, pomáhajú udržať poriadok v schránke a doslova vás oslobodia od mailovej tragédie. Odoslanie správy v určitý čas najnovšie ponúka Gmail, ak potrebujete viac inteligentných funkcií skúste, napríklad, aplikáciu Spark.
Vyhnite sa dlhým mailom
Mať poriadok v správach rovná sa mať viac voľného času. Avšak, ak vám jediný mail zaberie viac času než je zdravé, nemáte ani priadok, ani voľný čas. Naučte sa preto, ak je to možné a vhodné, komunikovať stručne, jasne a výstižne. Všimnite si, že reakcia na dlhočizné správy bývajú zväčša rovnako šialene dlhé.
Zdroj