Ako presunúť vašu firmu do online priestoru pomocou Microsoft Teams?

Flexibilná komunikácia je základom úspechu každej firmy, čo však v súčasných karanténnych podmienkach nie je úplne jednoduché. V predchádzajúcom článku sme vám ukázali 4 dôvody, prečo by vám v tomto smere mohlo pomôcť riešenie Microsoft Teams. Tentokrát sa pozrieme na to, ako môžete funkcie tohto riešenia využiť na presun vašej firmy do online priestoru aj vy.

Čo je to Microsoft Teams?

Ako sem už načrtli v predchádzajúcom článku, Microsoft Teams je komunikačné riešenie pre firmy, ktoré pre vás v jednom balíku poskytne nástroje na četovanie, volanie, videohovory, zdieľanie súborov a organizovanie udalostí, či už potrebujete komunikovať individuálne, v skupinách alebo s celou firmou.

V praxi tak napríklad môžete do firemného kalendára zaznačiť online poradu, ktorú môžete priamo cez aplikáciu Teams aj spustiť, pozvať do nej konkrétnych ľudí, tímy alebo oddelenia a cestou videohovoru im priamo zobraziť vašu obrazovku s prezentáciou, ktorú im po skončení nazdieľate, samozrejme kompletne cez Teams.

Ako získať Microsoft Teams?

Microsoft Teams patrí do skupiny aplikácií, ktoré nájdete zahrnuté v balíku služieb a programov Office 365. Ak už vo vašej firme tento kancelársky balík používate, Microsoft Teams nájdete v ponuke aplikácií na webe Office.com a v prípade operačného systému Windows 10 aj v ponuke aplikácií vo vašom počítači, prípadne si ho môžete dodatočne stiahnuť aj pre operačné systémy Linux, Mac, Android a iOS.

Ak Office 365 vo vašej firme ešte nevyužívate, jeho firemnú verziu Business, resp. Business Premium môžete získať na oficiálnych stránkach spoločnosti Microsoft. Ak však patríte medzi biznis zákazníkov Telekomu, balík Office 365 aj s riešením Microsoft Teams môžete získať jednoducho aj cez Aplikačný obchod alebo priamym kontaktovaním obchodného zástupcu.

Telekom navyše reaguje na súčasné zložité obdobie a riešenia Microsoft Teams Cloud Solution poskytuje svojim biznis zákazníkom až na 6 mesiacov zadarmo. Výhodou kúpy riešenia Office 365 touto cestou je tiež dostupnosť nepretržitej bezplatnej technickej podpory, ktorá vám pomôže s hladkým nábehom vašej firmy na službu Office 365 a samotné riešenie Microsoft Teams.

Ako začať komunikovať cez Microsoft Teams?

Po úspešnom získaní služieb Office 365 je potrebné zabezpečiť, aby mal každý zamestnanec svoj vlastný firemný účet, s ktorým sa bude môcť do aplikácie Microsoft Teams prihlásiť. Postarať sa o to môžete cez administratívne centrum Microsoft 365 kliknutím v ľavom menu na položku Používatelia -> Aktívni používatelia a následne na možnosť Pridať používateľa.

Aby sa z firemnej komunikácie v aplikácii Teams nestal hromadný neorganizovaný čet, vašich zamestnancov môžete rozdeliť do rôznych tímov a v rámci týchto tímov pre nich ďalej vytvoriť menšie komunikačné kanály. Každé oddelenie, každá skupina pracujúca na rovnakom projekte alebo každá iná samostatná bunka vo firme tak bude mať k dispozícii vlastný komunikačný kanál.

Pri vytváraní tímu si môžete vybrať, či ide o súkromný tím, otvorený tím alebo tím určený pre celú vašu organizáciu. Po pozvaní všetkých zainteresovaných osôb do nového tímu sa môžete pustiť do tvorby komunikačných kanálov. Pre začiatok vám však určite dobre poslúži aj základný kanál s názvom #Všeobecné.

Čo sú to „Konverzácie“?

Pod touto záložkou nájdete všetky konverzácie, resp. textové čety, hlasové hovory a videohovory, ktoré ste v aplikácii Microsoft Teams uskutočnili. Môže ísť o individuálne, ale aj skupinové konverzácie, ktoré v tejto sekcii uvidíte zobrazené podobne, ako ste na to zvyknutí z iných četovacích aplikácií. Toto miesto môžete taktiež používať aj na priame posielanie súborov a spúšťanie hovorov kliknutím na ikony telefónneho slúchadla alebo kamery v pravom hornom rohu konverzácie.

Ako v Microsoft Teams zorganizovať online schôdzu?

Ako sme už spomenuli v predchádzajúcom odstavci, na spontánne čety, hovory a videohovory môžete priamo použiť záložku Konverzácie. Pokiaľ však ide o plánované porady, školenia a schôdze, ich organizáciou vás prevedie Kalendár.

Aj z tohto miesta môžete priamo zahájiť schôdzu, no ideálne je ju vopred v kalendári naplánovať. V súčasných karanténnych podmienkach môžete kliknúť priamo na šípku pri tlačidle „Nová schôdza“ a vybrať možnosť „Živé podujatie“.

Po vyplnení názvu, dátumu a času diania a ďalších podrobností môžete k organizácii udalosti prizvať ďalších prezentujúcich, ktorí sa budú môcť do schôdze zapojiť zvukom, videom alebo zdieľaním obrazovky. V poslednom kroku budete môcť pozvať ľudí, skupiny alebo celú vašu organizáciu, aby sa na vašej živej schôdzi zúčastnila.

Ako zdieľať súbory?

Aj keď je komunikácia základom produktivity práce v tímoch, bez zdieľania súborov sa žiaden projekt ďaleko nepohne. Aby v individuálnych a skupinových konverzáciách nevznikol pri posielaní súborov chaos, všetky aktívne súbory zo všetkých tímov si môžete kedykoľvek prezrieť v záložke Súbory.

Keďže Microsoft Teams patrí do balíka služieb Office 365, priamo v tejto záložke nájdete integrovanú aj cloudovú službu OneDrive. Ak však preferujete skôr Dropbox, Box, ShareFile alebo Disk Google, po kliknutí na možnosť „Pridať cloudové úložisko“ a prihlásení do vybranej služby môžete priamo z nej zdieľať súbory jednotlivcom, tímom a skupinám rovnako, ako zo vstavanej služby OneDrive.

Veríme, že vám náš článok pomôže s nasadením Microsoft Teams aj vo vašej firme. Pre ďalšie tipy, ako sa prispôsobiť súčasnej situácii v súkromnom aj pracovnom živote, nájdete zhrnuté v našej špeciálnej rubrike SHUTDOWN. Ďalšie informácie o výhodách a možnosti kúpy balíka Office 365 pre firmy nájdete na stránke Telekom.sk.

Článok sme pripravili v spolupráci so Slovak Telekom.