Pozrite si
Náš trojdielny seriál o Microsoft Teams pokračuje konkrétnymi tipmi, ako tento praktický a mimoriadne návykový komunikačný nástroj využiť v prospech vlastného wellbeing. Ak vám prvý diel ušiel, určite si ho prečítajte – Videohovory už nestačia. Microsoft Teams sa postará aj o váš súkromný život.
Prvé týždne boli zrejme náročnejšie, no po roku práce z domu sme si zvykli. Prieskum spoločnosti Microsoft totiž ukazuje, že späť do kancelárií a zasadačiek sa až tak netešíme. A to napriek tomu, že často tvrdíme opak. Trendom je sťahovať sa z miest, v ktorých sme len kvôli práci, alebo si užívať voľnosť, ktorú ponúka skutočne flexibilný pracovný čas. Až 73 % opýtaných chce, aby aj naďalej mali flexibilné možnosti práce na diaľku.
Na prvý pohľad dokonalé digitálne nomádstvo však má aj svoju odvrátenú tvár. To, že môžete počas obedu vybehnúť na hodinu jogy, venovať sa deťom, či si pospať je príjemné, no tento čas nám v práci nikto neodpustí. Pracujeme preto dlhšie a pracovné sobotné doobedia sú čoraz častejšie. Skutočnosť, že pracovný čas začína zásadným spôsobom prevyšovať ten, počas ktorého máme oddychovať, nie je len o našej pohodlnosti.
Rekordný počet e-mailov a hodín videohovorov
Nekonečné videohovory, ktorými aktuálne trávime dvakrát toľko času ako pred pandémiou, vyskakujúce notifikácie, či záplava e-mailov, ktorých sme podľa štatistiky Microsoftu poslali počas tohto roku o 40-miliárd viac, v porovnaní s predošlými rokmi, nám reálne bránia vo vykonávaní našej práce.
Vyriešiť tento stav je v prvom rade úloha pre manažérov, ktorí musia správne a efektívne nastaviť digitálnu firemnú kultúru. Až 61 % opýtaných na riadiacich pozíciách priznáva, že stále nevedia ako produktívne viesť virtuálne tímy. Dobrou správou však je, že si tento nedostatok uvedomujú a chcú ho zmeniť.
Microsoft Teams zamestnancom pomôže
Prvým krokom je umožniť zamestnancom ovládnuť nastavenie pracovného času. Dá sa to výberom efektívneho nástroja. Ak do spoločnosti vyberáte komunikačnú platformu, neuspokojte sa s obyčajným riešením pre čety a videohovory, ako je napríklad Zoom. Komplexný softvér, ktorý dokáže komunikovať aj s inými pracovnými nástrojmi, či ponúka bohaté možnosti nastavenia, je investícia do budúcnosti, pohodlia zamestnancov a, samozrejme, firmy ako takej.
Microsoft Teams má zásadnú výhodu v tom, že je súčasťou balíku Microsoft 365, ktorý je overenou virtuálnou kanceláriou. V nej si vďaka možnostiam nastavenia Teams môžete vytvoriť prostredie, ktoré váš wellbeing bude efektívne podporovať. Ľahšie budete dodržiavať potrebnú osobnú psychickú hygienu a rozumný balans medzi pracovným a súkromný časom.
Etiketa videohovorov je cesta k produktivite
Než sa pustíte do nastavovania Microsoft Teams určite si v rámci vášho tímu etiketu videohovorov. Stačí zopár efektívnych pravidiel a produktivita zrazu vyletí smerom nahor.
- Dĺžka hovorov by mala byť podľa dôležitosti 25 alebo 55 minút. Takýmto spôsobom získate 5 minút medzi každým hovorom na psychohygienu.
- Na hovory nemeškajte, no nepripájajte sa ani zbytočne skôr. Stanovenú dĺžku hovoru striktne dodržiavajte.
- Majte všetko pripravené, buďte struční, vecní a riešte len podstatné veci.
- Na hovor pozvite len tých, ktorých sa téma skutočne týka.
- Vypnite počas hovoru všetky upozornenia a stíšte telefón.
- Na hovor sa maximálne sústreďte.
Zdieľajte kalendár a píšte užitočné statusy
Organizovať videohovor nemusí nutne znamenať vymeniť si s kolegami niekoľko správ, aby ste sa všetci zladili. V rámci Microsoft 365 môžete využiť zdieľanie kalendárov a sám organizátor tak ľahko nájde vyhovujúci čas, na ktorý vie hovor naplánovať. Priamo z kalendára Microsoft Outlook zašle pozvánku na hovor, ktorý kolegovia len potvrdia. Kalendár Vám môže pomáhať aj pri nastavení dĺžky schôdze na odporúčaných 25 alebo 55 minút – ako na to, je vidieť na obrázku v prvom dieli nášho seriálu.
Osvojte si používanie Statusu v Microsoft Teams. Túto funkciu využijete, napríklad, počas návštevy lekára. Do statusu stručne napíšte, od kedy do kedy sme mimo počítač, môžete tiež označiť kolegu, na ktorého sa v prípade urgentných prípadov dá obrátiť. Status sa dá nastaviť na konkrétny čas a dátum, dá sa nastaviť trvanie statusu a, čo oceníte najmä, status sa môže zobraziť aj pri prijatej práve, či v konverzácii, ak vás niekto spomenie.
Microsoft Teams vás oslobodí od práce
Popri statuse môžete nastaviť aj vašu Dostupnosť. Microsoft Teams ponúka prednastavené možnosti ako Zaneprázdnený, Nerušiť, Hneď som späť a ďalšie. Možnosti majú tiež vplyv na doručovanie notifikácií. V prípade, že sa potrebuje sústrediť na prácu, zvoľte dostupnosť Offline. Nič a nikto vás nebude vyrušovať a vám konečne ubudne z plniaceho sa zoznamu úloh.
Mobilná aplikácia Microsoft Teams vám umožní nastaviť Pokojné hodiny, nájdete ich v časti Oznámenia a Počas času bez upozornení. Táto funkcia na vami vybrané obdobie vypne všetky notifikácie, čo vám pomôže neznehodnocovať čas určený na relax prácou. Nastaviť viete tiež celé dni, počas ktorých budú vypnuté notifikácie. Napríklad celého víkendu.
V Microsoft idú so starostlivosťou o dodržiavanie balansu ešte ďalej. Spoločnosť predstavila Microsoft Viva – riešenie plne integrované s Microsoft Teams. Toto riešenie ponúka virtuálne cestovanie do a z práce, uľahčuje organizáciu času, pomáha so vzdelávaním a mnohé ďalšie možnosti. Bližšie si ho predstavíme v tretej časti nášho seriálu o Microsoft Teams.
Článok sme pripravili v spolupráci s Microsoft.